Databehandleravtale ved fotografering – hva betyr det for din bedrift?
Når en bedrift bestiller fotografering av ansatte, innebærer det også behandling av personopplysninger. Som fotograf har vi et ansvar for at dette håndteres korrekt. Ved ansattfotografering regnes selve bildet som en personopplysning.
Det er her databehandleravtalen kommer inn. Virksomheten som bestiller fotograferingen er behandlingsansvarlig, mens fotografen fungerer som databehandler. Avtalen gjør prosessen ryddig og sikrer at bildene behandles etter oppdragsgivers instrukser og innenfor tydelige rammer.
En slik avtale avklarer:
- hva bildene skal brukes til
- hvordan bildefilene lagres og sikres
- hvem som har tilgang til materialet
- hvordan sletting, tilbakelevering eller arkivering håndteres
Behovet for en formell avtale er særlig aktuelt når fotograferingen inngår som en del av virksomhetens løpende drift – for eksempel ved ansattportretter til nettsider og intranett, profilbilder til LinkedIn og presentasjoner, eller ved løpende fotografering av nyansatte over tid.
For større virksomheter er dette ofte en naturlig del av samarbeidet. Hos Sturlason er det en forutsetning at håndtering av persondata er avklart før fotograferingen starter, og vi har erfaring med denne typen avtaler fra samarbeid med både private og offentlige virksomheter.
Dersom virksomheten ikke allerede har egne rutiner eller dokumenter på plass, bistår vi med dette. Vi har databehandleravtaler og nødvendige papirer klare, slik at det praktiske og formelle kan avklares før opptaket gjennomføres.
Vi arbeider etter etablerte rutiner for behandling av personopplysninger i tråd med GDPR, med fokus på kontrollert lagring, begrenset tilgang, dokumentasjon og tydelige avtaler om materialets livsløp.
Har HR-avdelingen eller juridiske rådgivere spørsmål rundt personvern, lagring eller bruk av bilder, tar vi gjerne en gjennomgang av rutinene våre før oppstart.
Du kan lese mer om ansattportretter og portrettfotografering for bedrifter.